企业流程优化的原则

发布于:2019-06-01   编辑:admin 浏览:

  企业发展速度加快和规模的增长、外部竞争环境的急剧变化、客户的要求不断提高,对企业的业务流程提出了越来越大的挑战。如何快速响应来自内外部的需求、加速、改善不同部门、岗位之间的协同,提高业务运转效率,成为越来越突出的问题。于是流程的优化就成为许多管理人员面临的重要问题。

  首先,要从工作目标而非工作过程出发梳理流程。任何流程都是有其目标的,都是为了满足相关的客户(包括内部、外部客户)要求而开展的一系列活动。从目标出发,基于实现预计的工作目标而开展的活动才是合理的,同时也是可衡量的。基于此进行的流程优化,才是最合理的,如果只考虑工作过程中的活动进行优化,最多只能简化现有的过程,不能从根本上改善流程。

  第二,剔除对客户(内部客户和外部客户)都不增值的活动,使企业对客户(内部客户和外部客户)反应速度加快。比如说减少一些多余的审批、检查环节,使流程中的决策点尽可能靠近决策者的工作地点、减少文件的流转环节,剔除一些不必要的手续等。同时,尽可能减少流程中的交接次数,因为工作过程中的交接对工作的结果不增加价值,大多数工作过程中的问题、扯皮现象是由交接引起的,导致时间延迟。

  第三,流程中适当设置检查控制机制。合理的检查控制环节,使流程整体可控,并保证流程的输出结果是符合既定要求和标准的,同时可以及时发现流程过程中的问题,做到事中的控制,降低风险和事后在处理问题造成的成本。

  第四,减少流程中的上下汇报、审批环节,让沟通、决策和问题的解决尽可能在直接参与作业层面进行。因为部门领导对具体问题的了解比一线人员少,凡事汇报给部门领导,由部门的领导进行沟通和解决问题的方式会导致时间浪费和企业成本的增加,并会增加流程中的等待时间,增加时间成本,造成浪费,减少等待时间是流程优化的一个重点内容。

  部门领导应该利用其经验给出适当的建议,并对下进行适当的授权,由一线人员根据授权进行操作,而不是替一线人员做出决定。同时,反复的上下沟通可能会带来信息的失真。

  第五,建立工作过程的内在激励机制,培养员工的责任感、用于接受挑战等精神。内在的激励机制可以减少外在的对工作过程的监控,得当的激励会让员工自动自发。

  最后,好的流程不是越复杂越好,而是在合理的控制范围内,越简捷越好,最好满足KISS原则-“Keep It Simple And Stupid”,即“让它简单些,连笨蛋都看得懂”。

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